Senior Portfolio Operations Specialist, Business Operations

OfficialTechTech Management26-DTO-3386

Thành phố Hồ Chí Min...

Xem mô tả bằng

Tiếng Việt

Mô tả công việc

Các công việc phụ trách và thực hiện:
Duy trì hệ thống theo dõi danh mục

Đảm bảo tất cả các công cụ và biểu mẫu được cập nhật xuyên suốt toàn bộ danh mục các sáng kiến chuyển đổi
Theo dõi chất lượng dữ liệu và chủ động xử lý khi thông tin bị thiếu hoặc có dấu hiệu chưa chính xác
Cập nhật hệ thống theo dõi khi các sáng kiến chuyển sang các giai đoạn khác nhau
Đảm bảo hệ thống giám sát phản ánh chính xác trạng thái và tiến độ của từng sáng kiến
Xử lý các vấn đề liên quan đến công cụ và biểu mẫu khi các đội nhóm gặp khó khăn

Xây dựng báo cáo và insight

Tổng hợp và chuẩn bị báo cáo tiến độ cho STEERCO, Hội đồng Quản trị và các buổi làm việc với CEO
Xây dựng dashboard và các hình ảnh hóa dữ liệu, giúp cung cấp thông tin rõ ràng, logic về trạng thái của danh mục
Hỗ trợ Ban lãnh đạo hiểu ý nghĩa báo cáo từ các phân tích sâu và các xu hướng từ dữ liệu, con số
Thực hiện các báo cáo ad-hoc nhanh chóng khi lãnh đạo cần thông tin cụ thể
Đảm bảo báo cáo chính xác, kịp thời và thực sự hữu ích cho việc ra quyết định

Hỗ trợ các nhóm sáng kiến

Trở thành đầu mối hỗ trợ khi các trưởng sáng kiến cần trợ giúp về công cụ hoặc quy trình theo dõi
Hướng dẫn các nhóm cách cập nhật tiến độ, thay đổi trạng thái và báo cáo các thử thách, khó khăn
Giúp các nhóm hiểu rõ yêu cầu về yêu cầu quản trị và lý do vì sao những yêu cầu này quan trọng
Cung cấp đào tạo và tài liệu hướng dẫn để sử dụng hiệu quả các hệ thống quản lý danh mục
Xây dựng mối quan hệ với các nhóm sáng kiến để trở thành người đồng hành, hỗ trợ, không phải người “kiểm soát”

Đảm bảo governance và chất lượng

Giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn bắt buộc trên toàn bộ các sáng kiến
Theo dõi việc thực hiện các check gate và quy trình đã được thiết lập
Chủ động phát hiện và báo cáo các vấn đề hoặc rủi ro cần sự quan tâm của lãnh đạo trước khi trở thành khủng hoảng
Giúp các nhóm hiểu yêu cầu governance theo cách đơn giản
Duy trì tiêu chuẩn tài liệu để việc kiểm toán diễn ra thuận lợi

Quản lý công cụ và biểu mẫu

Duy trì và cải tiến các công cụ, biểu mẫu mà các nhóm sáng kiến sử dụng
Thử nghiệm các tính năng hoặc quy trình mới trước khi triển khai rộng rãi
Điều chỉnh hệ thống giám sát dựa trên phản hồi từ các nhóm và các bên liên quan
Ứng dụng AI và tự động hóa khi phù hợp để giảm khối lượng công việc thủ công
Giữ cho hệ thống đơn giản, trực quan để mọi người thực sự muốn sử dụng

Thúc đẩy hợp tác

Kết nối các nhóm sáng kiến với nhau khi cần phối hợp
Góp phần phá vỡ các thông tin cục bộ bằng cách thúc đẩy luồng chia sẻ hiệu quả
Hỗ trợ hợp tác liên phòng ban thông qua các quy trình rõ ràng
Đóng vai trò cầu nối giữa các nhóm làm việc theo cách khác nhau (Agile và Waterfall)
Điều phối công tác tổ chức cho các cuộc họp và workshop về governance

Yêu cầu

Nền tảng

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Công nghệ, Kinh doanh, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan
2–3 năm kinh nghiệm trong quản lý dự án, vận hành PMO hoặc các vai trò tương đương

Kinh nghiệm

Có kinh nghiệm làm việc tại PMO hoặc Văn phòng Chuyển đổi
Nền tảng vững về theo dõi danh mục, báo cáo và governance
Có kinh nghiệm với cả phương pháp Waterfall và Agile
Thành thạo trong việc làm việc với các công cụ và hệ thống quản lý dự án
Có kinh nghiệm hỗ trợ các chương trình hoặc sáng kiến quy mô toàn tổ chức

Công cụ

Sử dụng thành thạo Jira, Confluence và các nền tảng quản lý dự án
Kỹ năng Excel/Google Sheets tốt để phân tích dữ liệu và lập báo cáo
Thành thạo với các công cụ dashboard và trực quan hóa dữ liệu
Có khả năng học nhanh các công cụ và hệ thống mới
Có thể xử lý và khắc phục sự cố kỹ thuật liên quan đến công cụ

Kỹ năng cốt lõi

Chú ý cao đến chi tiết – có khả năng phát hiện những điểm người khác dễ bỏ sót
Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu tốt

Ứng tuyển thành công!

Cám ơn bạn đã quan tâm đến cơ hội nghề nghiệp tại VNG. Chúng tôi đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trong trường hợp hồ sơ của bạn phù hợp với vị trí này chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong vòng 2 tuần. Nếu hiện tại VNG chưa có vị trí phù hợp, chúng tôi sẽ lưu trữ hồ sơ của bạn trong cơ sở dữ liệu và mời bạn cho các cơ hội khác trong tương lai.